Endlich wird das schreckliche Mail-Programm in Windows 10 und 11 ersetzt. One Outlook ist zudem mehr, als nur Outlook im Browser.
Menschen, die bereits produktiv mit den in Windows integrierten Apps Mail und Kalender gearbeitet haben, werden es wissen: Gerade das Mail-Programm ist kaum benutzbar, stammt es doch aus einer Ära, in der Microsoft mit Windows 8 noch Touch-Bedienung als primäre Eingabemethode durchsetzen wollte.
Da freut es uns, dass Microsoft beide Programme ersetzen will. Das Projekt One Outlook soll ihnen folgen - ein E-Mail-Client, der den Kalender, Microsoft To-Do und einige andere Apps innerhalb eines Programms vereinen soll. Erst vor Kurzem wurde ein Beta-Build von One Outlook geleakt. Golem.de hat sich das Programm angeschaut und es bereits im Produktiveinsatz getestet.
Wir können sagen: Auch wenn es sich hier noch um eine Beta handelt, ist der Effizienzgewinn nach einem Umstieg von der Standard-Mail-App sehr hoch. Endlich gibt es vernünftiges Multitasking und eine Übersicht, wie wir es von Desktop-Clients wie der Microsoft-365-Version von Outlook, Mozilla Thunderbird oder dem Web-Client von Outlook gewohnt sind.
Kein Wunder, denn genau auf diesem Web-Client basiert das neue One Outlook. Das merken wir bereits am allgemeinen Layout: Wie in der Webversion ist das Interface in mehrere Elemente aufgeteilt. Wir können Ordner, eine E-Mail-Liste und den Inhalt der jeweiligen E-Mail gleichzeitig anzeigen.
Auf den ersten Blick wie Outlook Web
Das ist bereits in der in Windows integrierten Mail-App ohne Probleme möglich, allerdings hat One Outlook mehrere Vorteile: So können wir direkt aus der App heraus diverse Microsoft-365-Programme starten, etwa Word, Excel und Powerpoint. Außerdem ist der Kalender, der mit dem jeweils angemeldeten Konto synchronisiert wird, innerhalb der App einsehbar. Das native Windows-Mail-Programm ist hier weniger funktional und lagert den Kalender als separate App aus.
Das gilt auch für die Tagesplanungsapp Microsoft To-Do, in die wir diverse Punkte eintragen und bei Erfüllung abhaken können. Wie Outlook for the Web unterstützt auch One Outlook dabei Drag-and-Drop, so dass wir Termine etwa in unseren Kalender direkt eintragen können.
One Outlook ermöglicht auch besseres E-Mail-Schreiben. Innerhalb einer langen Konversation können wir etwa auf eine Teilnachricht antworten. Mit Windows Mail haben wir diese Option nicht und antworten stattdessen immer auf die aktuelle Nachricht und alle untergeordneten Nachrichten.
Einfacher E-Mails schreiben
Der neue Client sortiert lange E-Mail-Dialoge zwischen Parteien wesentlich übersichtlicher - wie wir es von Outlook for the Web gewohnt sind. Außerdem können wir jederzeit auf E-Mail-Anhänge zugreifen, die während einer Konversation geteilt werden. Das ist im aktuellen Desktop-Mail-Client mit mehr Sucherei verbunden.
Generell sehen wir die Abstammung von Outlook for the Web sehr deutlich. Das Programm basiert auf Webview 2 und 3, die auch in Browsern wie Microsoft Edge und Google Chrome Verwendung finden. Öffnen wir etwa Dateianhänge wie PDFs, wird dies mithilfe des aktuell eingestellten Standardbrowsers durchgeführt - als eingebettetes Fenster. Dokumente und Tabellen werden über entsprechende Office-365-Embedded-Versionen ebenfalls direkt im E-Mail-Client und als separat verschiebbares Fenster angezeigt.
One Outlook ist auf den ersten Blick also ein Desktop-Client der Webversion. Da stellt sich die Frage: Warum die Desktop-App One Outlook nutzen, wenn es mit Outlook for the Web eine ähnlich gute Alternative gibt? Ganz so identisch, wie es scheint, sind die Apps dann aber doch nicht.
Denn One Outlook macht es etwas besser als Outlook for the Web. Es integriert ebenfalls Microsoft Teams, wenn wir uns mit einem Business-Konto anmelden. Klicken wir auf das Chat-Symbol in der oberen rechten Ecke, öffnet sich ein entsprechender Chat innerhalb von Teams.
In One Outlook wird ein Link zum sozialen Business-Netzwerk Yammer eingefügt. Im aktuellen Beta-Build funktioniert dieser Link allerdings noch nicht. Allerdings gibt es in One Outlook keinen Direktlink zur Dateiübersicht mehr, die in Outlook for the Web diverse E-Mail-Anhänge über das Klammersymbol an der linken Seite auflistet.
One Outlook ist schon jetzt schneller
Ein Vorteil der Desktop-App: Sie kann nach Belieben weitere Fenster über dem aktuellen öffnen. Der Webclient ist hier standardmäßig auf Browsertabs beschränkt. Wollen wir also etwa eine neue Nachricht verfassen, öffnet One Outlook ein separates Fenster. Im Webclient wird dafür die rechte Anzeigespalte genutzt. Das hat den Nachteil, dass wir nicht während des E-Mail-Schreibens parallel auf unser Postfach schauen und so eventuelle Referenzen heraussuchen können. Wir können aber auf den Button "Im neuen Fenster öffnen" klicken - ein kleiner Umweg. Das ist übrigens auch ein Nachteil des aktuellen Windows Mail, in One Outlook jedoch problemlos möglich.
Ein Blick in die Einstellungen zeigt Microsofts Bestreben, One Outlook ebenfalls für Unternehmen zu optimieren. Erste Compliance-Richtlinien wie die automatische Löschung von E-Mails nach einem bestimmten Intervall sind vorhanden. In One Outlook können wir zudem Optionen auswählen, die beim Start des Programmes ausgeführt werden und E-Mail-Verteilerlisten erstellen.
One Outlook unterstützt ein permanentes Menüband oberhalb der angezeigten Nachrichten. Damit lassen sich schnell diverse Aktionen wie das Verschieben, Archivieren, Löschen, Antworten oder Kategorisieren von Nachrichten durchführen. Innerhalb der Webversion ist das kontextbasiert gelöst und daher etwas unübersichtlicher.
Der wohl deutlichere Vorteil von One Outlook ist dessen Performance. Wechseln wir zwischen einzelnen Elementen wie dem E-Mail-Client, dem Kalender und To-Do hin und her, laden Elemente hier merklich schneller. Auch laden E-Mails, Anhänge und Ordnerinhalte in kürzerer Zeit. Das mag auch daran liegen, dass dem Client vom OS eigene Hardwareressourcen wie Threads und Speicher zugewiesen werden können, während sich die Web-Version Ressourcen mit anderen Browsertabs teilt.
Übrigens sparen wir offensichtlich auch etwas Arbeitsspeicher und CPU-Leistung ein: Eine Google-Chrome-Instanz mit geöffnetem Outlook for the Web benötigt im Idle etwa 470 MByte RAM und 1 Prozent CPU-Zeit unseres Intel Core i9-12900K. Die Betaversion von One Outlook liegt bei 250 MByte RAM und 0,2 Prozent CPU-Zeit im Idle. Unabhängig davon kann es ein Vorteil sein, das eigene E-Mail-Programm separat vom Browser zu halten, sei es für eine bessere Übersicht oder bessere Performance.
One Outlook - Fazit
Wir sind bereits jetzt erstaunt, wie gut sich der neue kostenlose Outlook-Client nutzen lässt. Dabei handelt es sich hier um eine Beta-Version, die Microsoft laut eigenen Aussagen noch wesentlich erweitern will.
Uns ist der unfertige Status vor allem dann aufgefallen, wenn wir mit verschlüsselten E-Mail-Nachrichten zu tun haben. So werden S/MIME-Signaturen und -Verschlüsselungen noch nicht unterstützt und können daher teilweise nicht gelesen werden. Das sollten wir beim Ausprobieren beachten.
Und trotzdem: Wie die Webversion von Outlook ist One Outlook dem integrierten Windows Mail weit überlegen, auch weil Programme wie der Kalender und To-Do bereits Bestandteil der App sind. Zudem behalten wir die Übersicht gerade bei langen E-Mail-Konversationen besser, können Anhänge einfacher erreichen und unsere Kontakte sinnvoll organisieren.
Obwohl das alles auch mittels Outlook for the Web möglich ist, bessert Microsoft noch einmal etwas nach. Das parallele Schreiben und Lesen von E-Mails wird hier etwas erleichtert. Obendrein läuft der Desktop-Client performanter und ressourcensparender - momentan aber nur für Windows.
Übrigens empfiehlt das Unternehmen noch nicht den Umstieg auf die neue One-Outlook-App, eben weil sie noch nicht offiziell unterstützt wird. Das hält uns nicht davon ab, das bisherige schrecklich veraltete Windows Mail zu ignorieren, Outlook for the Web zu schließen und fortan den Desktop-Client zu verwenden.
Geleaktes One Outlook ausprobiert: Wie Outlook Web, nur besser - Golem.de - Golem.de
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